Подготовка трансформационной таблицы состоит из следующих этапов.

1.Записываются сальдо счетов пробного баланса на основании Главной книги или предыдущего проверочного баланса.

2.Вносятся трансформационные записи в строках соответствующих счетов, вставляя буквы а, в, с и так далее, чтобы идентифицировать каждую корректирующую запись.

3. Чтобы составить трансформированный пробный баланс, суммы корректировки должны быть прибавлены к соответствующим графам пробного баланса или вычтены из них.

4. Суммы, стоящие в столбцах трансформированного пробного баланса, переносятся в столбцы отчета о прибылях и убытках или баланса (в зависимости от типа счета). Разность между суммами столбцов отчета о прибылях и убытках представляет собой чистый доход или чистый убыток за период.

Трансформационная таблица помогает бухгалтеру при следующих операциях:

1)подготовке финансовой отчетности;

2)выполнении трансформационных записей;

3)регистрации в Главном журнале закрытия счетов для подготовки к началу следующего учетного цикла.

Далее преподаватель подробно объясняет студентам содержание каждого из этих пунктов.

Подготовка финансовой отчетности. Составление трансформационной таблицы облегчает переход к подготовке финансовой отчетности, поскольку сальдо счетов перенесены в графы “Отчет о прибылях и убытках” и “Баланс”. Желательно показать на конкретном примере, как составляется Отчет о прибылях и убытках на основе данных графы “Отчет о прибылях и убытках” трансформационной таблицы и Баланс на основе графы “Баланс”.

Студентам необходимо помнить, что сначала следует подготовить Отчет о прибылях и убытках, затем Отчет о капитале и Баланс. Порядок должен быть именно таким.

Выполнение трансформационных записей. Непосредственно перед составлением пробного баланса в трансформационной таблице производят трансформационнные записи, которые имеют большое значение для подготовки финансовой отчетности. К этому моменту трансформационные записи могут быть зарегистрированы в Главном журнале. Однако удобнее отложить эту регистрацию до того момента, когда будут закончены трансформационная таблица и финансовая отчетность. Эта задача может быть выполнена одновременно с закрытием счетов. Регистрация трансформационных записей в главном журнале - операция несложная, поскольку эти записи могут быть просто скопированы из трансформационной таблицы. Затем они переносятся в Главную книгу.

Регистрация закрытия счетов. Заключительные записи (сlosing entries)  в журнале в конце отчетного периода преследуют две цели.

Во-первых, в конце отчетного периода заключительные записи создают основу для следующего отчетного периода посредством закрытия счетов доходов и расходов (списания сальдо этих счетов). Эта операция необходима, поскольку Отчет о прибылях и убытках отражает чистую прибыль, а также доходы и расходы за строго определенный отчетный период (цикл). Поэтому счета расходов и доходов должны быть закрыты и их сальдо списаны в конце отчетного периода с тем, чтобы в начале следующего периода сальдо на этих счетах было нулевым. Аналогичным образом закрывается счет “Изъятия капитала”.

Во-вторых, необходимо подсчитать итоговую сумму доходов за отчетный период. Сальдо всех счетов расходов и доходов переносятся на счет прибылей и убытков - “Итоговая прибыль”. Сальдо этого счета переносится на счет “Капитал”. Этим счетом пользуются только в ходе процедуры закрытия счетов и не включают в финансовую отчетность.

Сальдо счета “Итоговая прибыль” переносится на счет “Вложения капитала”. Эта операция необходима, так как доходы и расходы фактически отражают увеличение или уменьшение собственного капитала, поэтому заключительные записи должны обеспечить перенос суммы чистого прироста (доходы) или уменьшения (расходы) на счет “Вложения капитала”.

Поскольку счета доходов и расходов называются временными, или номинальными, они открываются на каждый отчетный период с нулевым сальдо, накапливают в течение этого периода суммы доходов и расходов, затем посредством заключительных записей возвращаются к нулевому сальдо, так как их сальдо переносится на счет вложения капитала. Бухгалтер использует эти счета для контроля за увеличением и уменьшением капитала фирмы с тем, чтобы эта информация могла быть использована администрацией и другими лицами, заинтересованными в успешной деятельности компании.

Поскольку при разноске трансформационных и заключительных записей по счетам Главной книги возможны ошибки, необходимо еще раз проверить наличие нулевого сальдо у всех временных счетов и равенства итогов по дебету и кредиту посредством составления нового, так называемого пробного баланса после закрытия счетов. Следует отметить, что в нем отражаются только постоянные счета, так как все временные счета закрыты .

В последнем вопросе лекции рассматриваются реверсивные записи. Трансформационные записи, которые производятся в конце каждого отчетного периода, имеют целью соотнести доходы и расходы согласно правилу соответствия. Реверсивная запись (reversing entry) - это запись в Главном журнале, которая производится в первый день нового отчетного периода. Она полностью соответствует своему названию -обратная запись - и представляет собой аннулирование трансформационной записи посредством дебетования кредита и кредитования дебета. Реверсивная запись применяется не по всем трансформационным записям, а только по трансформации начислений (начисленных доходов и начисленных расходов). На конкретном примере рассматривается порядок осуществления реверсивных записей.